Privacy Statement Alega Administraties
Inleiding
Van iedereen die gebruikt maakt van onze diensten verwerkt Alega Administraties persoonsgegevens. Dat kunnen de gegevens van een ondernemer/eigenaar zijn, of bij een vennootschap de bestuurder daarvan; in voorkomende gevallen kunnen het ook gegevens zijn van andere bij de cliënt werkzame medewerkers.
Alle betrokken personen mogen erop vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met deze persoonsgegevens omgaan zoals de wet- en regelgeving, met de name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ons ook verplicht.
Dit beleid beschrijft hoe binnen ons bedrijf met privacy wordt omgegaan. Doel van dit beleid is om de organisatorische en technische maatregelen te nemen die in redelijkheid van ons verwacht mogen worden om te waarborgen dat zorgvuldig met de vastgelegde persoonsgegevens wordt omgegaan. De leiding van het bedrijf/ kantoor is verantwoordelijk voor het opstellen van het beleid en voor het toezien op de naleving ervan. Van alle medewerkers wordt verwacht dat zij in lijn met dit beleid integer, vertrouwelijk en overigens zorgvuldig met de persoonsgegevens omgaan.
Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
Welke bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens worden door ons verwerkt
- Burgerservicenummer (BSN)
Waarom we gegevens nodig hebben
Het vastleggen en verzamelen van persoonsgegevens door Alega Administraties gebeurt voornamelijk voor het correct uitvoeren van de werkzaamheden in opdracht van onze cliënten alsmede de facturering. Ook voor het naleven van eventuele wettelijke verplichtingen zullen wij persoonsgegevens vastleggen en verzamelen.
Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het gedurende een bepaalde periode bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om ontvangen opdracht(en) /werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren en/of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven (bijvoorbeeld in verband met de fiscale bewaarplicht).Bij reguliere/vaste cliënten blijven de contactgegevens en gegevens relevant voor de facturering in ons relatiebeheersysteem staan, zolang het de verwachting is dat zij vaker diensten of producten bij ons zullen afnemen.
Tot slot kunnen wij persoonsgegevens van zowel cliënten als ex-cliënten langer dan strikt noodzakelijk bewaren indien dat wenselijk is in verband met onze aansprakelijkheidspositie (een zogenaamd ‘gerechtvaardigd belang’).
Rechten van betrokkenen
Alle betrokkenen hebben het recht om de eigen persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering kan gestuurd worden naar info@alega.nl. Alega Administraties zal dan zo spoedig mogelijk, maar binnen vier weken op het verzoek reageren.
Beveiliging
Alega Administraties neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en heeft passende maatregelen genomen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen te voorkomen.
De software en data zijn beveiligd via firewalls en beschermingssoftware.
Ook binnen de organisatie hebben wij passende maatregelen genomen. Zo heeft elke medewerker een eigen inlogprofiel. Bij het opstarten van een computer moeten de medewerkers een inlognaam en een wachtwoord invoeren, en ook bepaalde programmatuur kan enkel gebruikt worden na invoer van een inlognaam en wachtwoord.
De toegang van medewerkers tot verschillende programmatuur c.q. gegevens is afgestemd op hun functies, taken en verantwoordelijkheden.
Er wordt er een back-up gemaakt van onze servers.
Melding incident persoonsgegevens (datalek)
Indien er ondanks de getroffen maatregelen een incident plaatsvind rond de persoonsgegevens kan er sprake zijn van een datalek. In bepaalde gevallen zullen wij dit melden aan Autoriteit Persoonsgegevens. Het datalek zal daarnaast ook worden gemeld aan de betrokkene(n) indien het waarschijnlijk ongunstige gevolgen zal hebben voor zijn of haar persoonlijke levenssfeer.
Uiteraard zal een dergelijk incident ook grondig geëvalueerd worden en zullen er indien mogelijk aanvullende maatregelen genomen om herhaling proberen te voorkomen. Onze medewerkers worden geïnformeerd, zodat zij een inbreuk in verband met persoonsgegevens kunnen herkennen en ook weten wat zij in de betreffende omstandigheden moeten doen.
Wij leggen alle inbreuken in verband met persoonsgegevens vast in een intern register.
Inschakelen derden
Alega Administraties deelt de persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de aan ons opgedragen werkzaamheden, en ook om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen. In geen geval zullen wij de gegevens voor commerciële doeleinden aan derden verstrekken en ook niet aan ‘goede doelen.’
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in een online omgeving zullen wij ook met de betreffende softwareleverancier de nodige afspraken maken. Onder meer zullen wij vaststellen dat de betreffende partij de persoonsgegevens niet naar landen buiten de Europese Unie doorgeeft als die landen niet een privacybeschermingsniveau bieden dat minimaal gelijk is aan het niveau in Nederland.
Website
Bezoekers van onze website kunnen als ze een vraag hebben via een contactformulier contactgegevens achterlaten. Wij zullen de opgegeven contactgegevens uitsluitend gebruiken om contact op te kunnen nemen met de betreffende bezoeker.
Onze privacyverklaring is te allen tijden in te zien via de website